Vil du være en del af teamet omkring Hospitalsledelsen på Aarhus Universitetshospital og arbejde med et bredt spænd af sekretariatsopgaver? Så har vi måske en stilling til dig, for vores nuværende kollega har besluttet at gå på pension.
Stillingen kræver høj grad af selvstændighed, at du kan lide mange forskellige opgaver, at du er god til at samarbejde og er serviceminded.
Du indgår i et team sammen med fire andre sekretærer, hvor I hver især har jeres faste opgaver, men hvor der også er opgaver på tværs af teamet.
Dine opgaver vil bl.a. være
- Sekretær for Kunstrådet, hvor du sammen med formanden står for dagsorden og planlægning, du deltager i mødet, tager referat og følger op
- Referent på de ugentlige hospitalsledelsesmøder
- Sekretær for "Forum for Cheflæger"
- Booking af mødedatoer og lokaler for udvalgte mødekredse
- Varetage AUHs hovedpostkasse (mails) 1 - 2 gange om ugen
- Ajourføring af distributionslister
- Stedfortræder for sagsbehandler for patientklager
- Ekspedere indkomne anmodninger om aktindsigt fra offentlige instanser som f.eks. forsikringsselskaber, advokater, kommuner, politi o. lign. samt henvendelser fra patienter og pårørende, som beder om aktindsigt. Anmodningerne skal videresendes til hospitalets afdelinger
- Diverse ad hoc
Om os
Ledelsessekretariatet er en del af afdelingen Ledelse og Kommunikation, og du vil få en bred samarbejdsflade med kollegaer fra afdelingen og fra den øvrige Hospitalsstab. Vi har forskellig uddannelsesbaggrund og har den grundlæggende opfattelse, at opgaver løses bedst, når vi sammensætter holdet efter de kompetencer, der skal til at løse opgaven, ikke nødvendigvis ud fra en "sådan plejer vi at gøre" tankegang.
Vores vigtigste samarbejdsparter er vores afdelinger på hospitalet, og det er vigtigt, at du har et blik for afdelingernes daglige praksis og vilkår. Du skal derfor have lyst til at kende den kliniske hverdag, og samarbejde med vores sundhedsprofessionelle ledelse og personale.
Om jobbet
Jobbet kræver god organisationsforståelse, situationsfornemmelse og fleksibilitet, høj professionalisme og diskretion samtidig med, at vi forventer, at du er imødekommende, serviceminded, initiativrig og kan arbejde selvstændigt i lige så høj grad, som du er en holdspiller. Du får brug for systematik i dit arbejde og skal kunne lide en hverdag, hvor nogle opgaver er nye, men hvor der dagligt også er mange kendte, tilbagevendende opgaver. Nogle vil måske kalde den del af dine opgaver for rutineopgaver, men du ved, at det er vigtige opgaver for hospitalet. Du forstår at samarbejde og kommunikere med en bred vifte af mennesker og fagligheder, og du lader dig ikke frustrere af de mange henvendelser, som kommer i løbet af en dag.
Vi forventer, at
- du kan arbejde selvstændigt, med mange bolde i luften og flere forskellige deadlines samtidig
- du har en relevant uddannelse, f.eks. som lægesekretær eller kontorassistent
- du er rigtig god til dansk retskrivning
- du er god til at kommunikere og er venlig og samarbejdssøgende i din dialog
- du kan arbejde med Microsoft Outlook, ESDH, økonomisystemer og regneark – og har nemt ved at lære nye it-systemer
- du har et skarpt organisatorisk blik, forståelse for beslutningsprocesser og den politiske dagsorden
- du har blik for hele opgaven, og ikke kun den del, som du selv leverer ind til
- du er vedholdende og slipper ikke opgaven, før den er i mål
- du ser det som din fornemmeste opgave at være på forkant med opgaverne og overholder altid aftaler og tidsfrister
- du kan bevare både overblikket, roen og dit gode humør – også når der er travlt.
Vi kan tilbyde en tillidsfuld arbejdsplads med alsidige opgaver og erfarne kolleger. Du får reference til chefen for Ledelse og Kommunikation.
Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er en midlertidig stilling i et år med mulighed for forlængelse. Stillingen er på 30 timer om ugen. Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende overenskomst. Tiltrædelse 1. november 2023.
Ansøgningsfrist og kontaktperson
Din ansøgning til stillingen med kopi af eksamenspapirer og evt. anbefalinger skal være os i hænde senest 16. september og sendes via nedenstående link. Samtaler forventes afholdt fredag den 22. september.
Nærmere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til
Chef for Ledelse og Kommunikation Hanne Dahlerup på 4040 1771.
Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.
